O fluxo de caixa é uma das operações mais fundamentais para o funcionamento de um negócio. Através dele, é possível acompanhar a saúde financeira, e, assim, planejar as ações mais estratégicas.
Em outras palavras: já imaginou precisar fazer uma viagem longa, e não saber ao certo por quanto tempo o seu dinheiro vai durar ou o quanto está gastando e, assim, não procurar fontes alternativas de renda? Isso pode ser bastante arriscado, não acha?
O mesmo pode ser dito de uma empresa de varejo que não acompanha suas entradas, saídas ou seus prazos – estando totalmente entregue à própria sorte.
Dessa forma, podemos notar o quanto é importante efetuar o fluxo de caixa, certo?
Mas, como saber se está fazendo isso de forma eficiente?
Continue lendo e entenda como funciona e por que você deve automatizar essa operação – por meio de um sistema para loja – de modo que ela seja mais eficiente, melhorando sua saúde financeira, e aumentando sua possibilidade de crescimento.
O que é fluxo de caixa
Como foi dito, o fluxo de caixa é uma operação que acompanha a situação financeira de uma empresa.
Essa operação permite controlar as receitas e as despesas, e também prever cenários futuros – através da projeção de contas a pagar e receber. Dessa forma, em caso de quebras, crises ou atrasos de pagamentos, os gestores estarão preparados e terão as informações necessárias para atuarem da maneira mais estratégica.
Essa ferramenta é importante para qualquer tipo de negócio. Nesse sentido, para as empresas que estão começando, fazer um fluxo de caixa auxilia, também, a diferenciar os gastos pessoais dos gastos e receitas da empresa.
Por outro lado, as empresas de grande porte possuem um grande volume de movimentação financeira e, portanto, uma maior exposição a riscos – fazendo com que o acompanhamento seja imprescindível.
Não é por acaso, então, que – de acordo com uma pesquisa realizada pelo Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) – o fluxo de caixa está entre as principais causas de mortalidade das empresas em seus primeiros anos de funcionamento, demonstrando como essa é uma ferramenta básica de gestão empresarial.
Como funciona o fluxo de caixa
O principal objetivo do fluxo de caixa é promover o equilíbrio financeiro do empreendimento. Para isso, essa operação precisa considerar, principalmente, as seguintes informações:
- Saldo inicial do período: o quanto a empresa possui para gastar no início da operação, resultante dos processos anteriores ou de investimentos;
- Entradas e contas a receber: vendas efetuadas à vista ou a prazo (parceladas), bem como linhas de crédito;
- Saídas e contas a pagar: envolve todas as despesas da empresa, fixas (como aluguel, pagamento de funcionários), ou variáveis (impostos, insumos e outros) e também os prazos para os pagamentos de fornecedores;
- Saldo final do período: que é a diferença entre as entradas (somadas ao saldo inicial) e as saídas. Esse valor normalmente é positivo, mas pode vir a ser negativo caso haja algum desencaixe financeiro – que será explicado a seguir.
Desse modo, automatizar essa operação,com um software de gestão comercial, pode otimizar e promover maior segurança no recebimento dessas informações, como veremos mais adiante.
Quer saber mais sobre o funcionamento desse processo? Confira o nosso artigo e conheça os 4 passos para controlar o fluxo de caixa na sua loja!
Fluxo de caixa e equilíbrio financeiro
A saúde de uma empresa é determinada pelo seu equilíbrio financeiro. Esse equilíbrio trata da relação entre as entradas e saídas, e, para que ele seja atingido, é necessário que o valor das entradas seja superior ou igual ao valor das despesas, de forma que não haja prejuízo.
Porém, o equilíbrio financeiro não se trata apenas de uma questão monetária, mas também de prazos. Nesse sentido, é preciso que os prazos de recebimento estejam ajustados aos prazos de pagamento dos fornecedores.
Assim, a empresa terá o necessário para atuar, sem precisar recorrer ao capital de giro ou de empréstimos de terceiros, e atuando também de forma a evitar desencaixes.
Desencaixe financeiro
O desencaixe financeiro acontece quando o retorno das vendas não ocorre a tempo para cobrir o pagamento dos fornecedores, ou seja, fora dos prazos indicados.
Diversos motivos podem causar esses desencaixes, desde crises – com superabastecimento dos estoques – até prazos de pagamentos muito longos, ou, ainda, inadimplência de clientes.
Ações que podem evitar desencaixes financeiros
No varejo, em especial, esse tipo de situação pode causar um ciclo vicioso de empréstimos e acúmulos de pagamentos, em relação à uma temporada de vendas pouco favorável, trazendo prejuízos ou até mesmo provocando o encerramento das atividades dessas empresas.
Nesse caso, o fluxo de caixa ajuda a prever os desencaixes, possibilitando que os gestores implementem ações como:
- Negociar novos prazos com fornecedores;
- Incentivar compras à vista, com descontos e promoções;
- Organizar liquidações com produtos parados de outras temporadas;
- Cobrar clientes inadimplentes.
Com essas ações, mesmo que o desencaixe não possa ser evitado, ainda assim o seu impacto será reduzido. Isso demonstra ainda mais como um fluxo de caixa eficiente é importante, não é mesmo?
Por que automatizar o fluxo de caixa da sua loja com um sistema de gestão comercial
Um sistema de gestão comercial eficiente – ao automatizar e armazenar os dados – pode otimizar e agilizar os processos da sua empresa, inclusive o fluxo de caixa.
Um sistema de automação comercial, também conhecido como umsoftware ERP(do inglês Enterprise Resource Planning, traduzido como Planejamento dos Recursos da Empresa), possibilita diversas vantagens para essa operação, dentre as quais podemos destacar:
- Maior eficiência no controle de entradas e saídas: uma vez que o sistema integra totalmente os setores, todos os lançamentos são registrados, o que evita os riscos aos quais um controle manual em planilhas estaria sujeito;
- Acesso fácil a informações e documentos: o sistema centraliza as informações, e o gestor pode ter acesso a elas com facilidade, facilitando as análises do fluxo de caixa. Se o sistema for armazenado em nuvem, essas informações ainda podem ser acessadas de qualquer lugar;
- Disponibilização de relatórios completos: em caso de desencaixes financeiros e fluxo de caixa negativo, obter relatórios para saber quais são as causas e quais ações tomar são imprescindíveis. Um software ERP disponibiliza esses dados completos e com regularidade.
Entenda melhor sobre isso no nosso artigo sobre projeção de fluxo de caixa e confira como um sistema de gestão comercial pode melhorar esse processo.
Entenda também como o Titan Retail otimizar o seu fluxo de caixa
Vimos que um software ERP é capaz de automatizar os processos e trazer diversas vantagens. E, em termos de vantagens, o Titan Retail tem muito a oferecer!
Com tecnologia 100% online, o Titan Retail integra os dados e lançamentos da sua empresa de forma eficiente, rápida e segura – otimizando o seu fluxo de caixa.
Assim, você poderá acompanhar regularmente a situação do seu negócio, estando a tempo de tomar as medidas necessárias para evitar desencaixes financeiros e maiores dores de cabeça.
Além disso, ele possibilita que você possua um controle completo sobre o seu estoque, de modo a evitar super abastecimentos, rupturas e desperdícios.
Então, conheça mais sobre a nossa solução de Gestão financeira e custos e confira ainda os muitos outros benefícios que essa ferramenta pode proporcionar para a saúde das empresas.
Quer saber mais sobre como melhorar a saúde do seu negócio? Baixe o nosso Guia da Gestão Financeira para o Varejo e Atacado, e confira tudo o que você precisa saber para melhorar o seu fluxo de caixa e rotinas financeiras.
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