Ultimamente tenho acompanhado de perto o desafio e a luta diária de alguns varejistas para evitar perdas no varejo (ou mesmo) diminuir este índice em suas organizações. Confesso que é um assunto que causa desconforto entre a maioria, por outro lado, o problema tem tirado o sono de muitos gestores.
Os dados são preocupantes e os prejuízos gerados são cada vez maiores, segundo dados do Provar (Programa de Administração de Varejo), o prejuízo gerado pelas perdas na área supermercadista gira em torno de 2%, tenho certeza que nos dias de hoje este percentual acumulado pode fazer a diferença na hora de abrir mais um centro de distribuição ou para abrir mais lojas. Outro fato que impressiona é que 22% das empresas pesquisadas no 6º estudo do Provar não possuem sequer uma área estruturada de prevenção de perdas, ou seja, fica claro que o tema é tratado de forma secundária e a falta de processos, práticas e sistemas sempre acaba agravando ainda mais a situação.
Olhando da porta para dentro, os fatores ligados ao aumento das perdas nas lojas, independente do tamanho, são principalmente os furtos – internos e externos – e as quebras operacionais, como mercadorias danificadas ou vencidas, mas na minha percepção existem outros motivos que acabam dificultando a identificação, ocasionados por negligência, falta de preparo e controle.
Sob a minha ótica, as quebras operacionais geralmente são causadas por problemas que poderiam ser (facilmente) evitados, basta atitude e controle. Um exemplo simples que tenho encontrado frequentemente está no processo de recebimento de mercadorias, seja no centro de distribuição ou nas lojas, o alto volume de entregas diárias (todas com prazo apertado) podem afetar o processo, geralmente os problemas começam por aqui, pois pode acontecer de tudo, desde avarias nas embalagens até erros na entrada, conferência e processamento dos dados do pedido, daqui para frente corrigir o problema é muito mais demorado e caro.
Este é apenas um ponto de atenção, existem muitos outros que não podem ser esquecidos, como: Gerenciamento de estoque, inventário, Controle de validade, etc. Durante os últimos anos, acompanhei algumas experiências interessantes e positivas em redes de varejo que depois de um processo de mudança – “change managent” – aliado a um software de gestão conseguiram reverter este quadro e transformaram os 2% de prejuízo em resultados e lucros. São muitos casos em diversas empresas, deste uma loja até grandes redes, cada um com um aprendizado diferente. Tentei resumir um pouco deste conhecimento em 11 dicas que podem ajudar os varejistas a vencerem estes desafios.
11 dicas sobre prevenção de perdas:
1. Equipe de Gestão de Perdas – Independente do tamanho, é necessário ter uma equipe de gestão de perdas , para documentar os processos, auditá-los e acompanhar as melhorias a serem implementadas na gestão da empresa. Seja uma pessoa ou um grupo, assumir esta necessidade é o primeiro passo para que o problema seja enfrentado de frente.
2. Inventário rotativo – Com maior freqüência nos setores e produtos que apresentam maiores perdas, baseados nos dados ABC de perdas e estoques, pode-se conhecer mais detalhadamente o foco de atenção da equipe de gestão de perdas.
3. Controle das vendas – Avaliar os maiores focos de erro junto aos operadores de caixa (multiplicação de itens similares nos caixas, perecíveis passados erroneamente uns por outros ) e muitos outros cuidados e treinamentos que precisam ser executados junto à equipe de frente de caixa para evitar erros e fraudes.
4. Acompanhe a validade dos produtos, especialmente os perecíveis – Fazer um controle via sistema da validade dos produtos na entrada já pode ser um bom começo. Administrar os prazos de validades dos lotes dentro do depósito é algo que precisa ser implementado como uma das primeiras tarefas. Além disso compras reguladas e bem dimensionadas permitem diminuir este problema.
5. Conferência no recebimento de mercadorias – Grande ponto de falha nas operações varejistas em geral. Aqui podemos passar horas detalhando as possíveis oportunidades de melhorias. Um bom processo de negócios e um completo sistema de gestão são IMPRESCINDÍVEIS para que essa etapa seja perfeitamente controlada.
6. Gerenciamento de estoques – Toda a gestão dos estoques da empresa , desde o momento da compra , passando pela armazenagem e pela reposição da mercadoria nas áreas de vendas deve ser controlada muito de perto para evitar excessos e movimentações desnecessárias que em geral geram perdas.
7. Controle de devoluções e trocas de clientes e devoluções e trocas para fornecedores – A gestão das perdas começa por controles em todas as pontas da cadeia de abastecimento.
8. Gestão da informação – Dar maior importância ao que se lança nos controles dos sistemas da empresa, garantindo que, a informação disponível para os gestores esteja sempre com a qualidade necessária para a correta tomada de decisão.
9. Correta definição do Mix de Mercadorias – Analisar as curvas ABC de estoques , rentabilidade e vendas, evitando estoques excessivos de produtos pouco representativos, que acabam se transformando em perdas.
10. Gestão de Movimentações Internas – Garantir que toda a movimentação de itens dentro da empresa está controlada (mesmo que seja entre departamentos). Cada departamento deve ter o seu controle de perdas individualizado, controlado e auditado.
11. Controle de Rendimento de Carnes e Receitas de Padaria, Salsicharia e Outros – Analisar as perdas nos setores de produção, garantindo que as perdas no processo serão todas controladas e auditadas periodicamente.
Claramente, com o aumento gigantesco do mix de produtos comercializados pelas empresas, fica absolutamente impossível encarar este desafio sem um bom sistema de gestão mercantil suportando os processos de controle. Dessa forma, se no seu caso, estas informações não são claras ou não existem em seu sistema, o primeiro passo é buscar uma solução de software que permita executar os processos de gestão, para suportar a implementação dos novos processos de controle e, claro, seguir as dicas citadas acima.
Boa sorte e mãos à obra, chega de perdas.
